Задача руководителя — устойчиво достигать целей бизнеса силами команды. Сделать работу эффективнее помогают грамотно выстроенные процессы.
В этой статье рассказываем, какие типы бизнес-процессов есть в компании и почему руководителям важно уделять внимание не только операционке.
Что такое процессы и зачем они нужны
#note
Процессы — это набор действий и ритуалов, осуществляемых в определенном порядке для достижения результата.
Продуманные процессы упорядочивают работу и создают надежную и предсказуемую последовательность, которая помогает бизнесу добиваться поставленных целей.
У каждого процесса должны быть:
#list-small
- цели и ожидаемый результат,
- частота или сценарии выполнения,
- набор последовательных и логически связанных между собой шагов,
- участники-исполнители и стейкхолдеры, каждый из которых понимает свою роль,
- ресурсы, необходимые для реализации.
Процессы помогают:
- Контролировать достижение результатов и управлять эффективностью.
- Организовать совместную работу между командами и сотрудниками за счет прозрачного обмена информацией.
Выстраивать и совершенствовать процессы нужно не только большим корпорациям. Сложные системы проектируются из простых — поэтому лучше строить процессы с момента создания компании и постепенно их развивать и усложнять по мере необходимости.
Какие бывают процессы в компании
01 Операционные или производственные
Обеспечивают конечный продукт для потребителя. В них каждый шаг добавляет непосредственную ценность клиенту. В каждом бизнесе производственные процессы уникальны — они отличаются даже у компаний из одного сегмента.
Примеры: разработка и продажа продукта.
#separator
02 Поддерживающие
Повышают эффективность реализации операционных процессов, но напрямую не участвуют в принесении ценности клиенту.
Примеры: HR-процессы, процессы бэк-офиса.
#separator
03 Управленческие
Позволяют верхнеуровнево определять вектор движения бизнеса, корректировать и поддерживать реализацию всех остальных процессов.
Примеры: разработка стратегии, постановка и контроль целей, процессы взаимодействия между командами.
Главные процессы для устойчивости бизнеса
Операционные процессы — это основа бизнеса, ведь именно они приносят прибыль. При этом, чтобы компания была управляемой и могла успешно развиваться в долгосрочной перспективе, их недостаточно.
Для уверенного и предсказуемого роста важно отладить управленческие процессы — поэтому сфокусируемся на них и подробнее рассмотрим:
#list-small
- Постановку целей как процесс
- Контроль как процесс
- Коммуникацию как процесс
Постановка целей как процесс
Чтобы достичь целей силами команды, сначала нужно их правильно сформулировать и презентовать, а также — разработать роадмап их их достижения.
Процесс постановки целей позволяет:
#list-small
- Сфокусировать команду на ожидаемых результатах.
- Обеспечить команде самостоятельность.
#desktop-only
#mobile-only
01 Сбор информации
Определите, за какие результаты вы отвечаете и какая информация вам нужна для постановки целей — стратегия, цели на уровень выше, цели смежных команд, выбранная система целеполагания.
#separator
02 Формулировка целей
Выберите показатели, которые вы будете использовать для замера результаты, и определите их целевые значения. Проверьте, что цели сформулированы по SMART.
#separator
03 Разработка роадмапа
Договоритесь с командой о том, какие активности и проекты помогут вам добиться целей и в какие сроки вы должны их реализовать.
#separator
04 Презентация целей стейкхолдерам
Расскажите стейкхолдерам про ваши цели и план их достижения с фокусом на то, какую ценность вы можете им принести, и где и какое их участие требуется в реализации вашего плана.
Контроль как процесс
Теперь, когда у вас появились цели и роадмап — нужно регулярно отслеживать прогресс. Процесс контроля подразумевает мониторинг промежуточных и финальных результатов, оценку эффективности и принятие решений о корректировке роадмапа, если что-то идет не так.
Процесс контроля позволяет:
#list-small
- Обеспечить прозрачное и управляемое достижение целей.
- Своевременно корректировать работу команды.
- Добиться соблюдения командой процессов и стандартов работы.
#desktop-only
#mobile-only
01 Выбор инструментов контроля и частоты замера
В зависимости от типа целей и задач, определите, как часто вы будете их замерять и с помощью чего. Инструментами контроля могут быть встречи, таск-менеджеры, дашборды с метриками и отчеты — дайте к ним доступ вашим стейкхолдерам и договоритесь о совместном ревью результатов.
#separator
02 Проведение первичного и промежуточных замеров
Организуйте первичный замер параметров, чтобы вы могли отслеживать динамику. А затем — следуйте точкам контроля и корректируйте цели и задачи по мере реализации.
#separator
03 Подведение финальных результатов и ретроспектива
В конце периода достижения цели проверьте итоговые результаты и проведите ретро с командой. Проанализируйте, насколько вам удалось достичь цели, за счет чего и что в следующий раз вы сделаете по-другому.
Коммуникация как процесс
Чем лучше устроены обмен информацией и взаимосвязи между людьми — тем проще команде решать проблемы и достигать общих целей.
Процесс коммуникации позволяет:
#list-small
- Повысить вовлеченность команды.
- Обеспечить прозрачность в работе команд и компании и наладить взаимодействие между командами.
- Ускорить и повысить качество принятия решений за счет доступа к точной, релевантной и своевременной информации.
#desktop-only
#mobile-only
01 Определение принципов коммуникации
Коммуникация бывает синхронной и асинхронной. К синхронной коммуникации относятся личные встречи, звонки и переписка в мессенджерах, которая требует немедленного ответа. К асинхронной — база знаний и коллаборативные документы, email, информационные каналы в мессенджерах.
#separator
02 Разработка плана коммуникации
План коммуникации помогает не упустить из виду ни одного стейкхолдера, а еще — точнее доносить информацию до сотрудников за счет системности и адаптации сообщения под разные целевые группы. План должен отвечать на следующие вопросы:
- С кем и какой информацией вам нужно обмениваться для достижения общих целей?
- Когда и как часто стейкхолдерам нужно получать от вас актуальную информацию?
- Какой формат коммуникации будет наиболее эффективен и уместен для каждого из сообщений?
#separator
03 Реализация и корректировка плана коммуникации
Следуйте плану коммуникации, чтобы сотрудники своевременно получали необходимую информацию и договаривались о совместных решениях. Оценивайте каждый этап плана по двум параметрам:
- Удалось ли донести сообщение до сотрудника?
- Как сложно сотруднику было его получить и понять?
А затем корректируйте план, чтобы улучшить результаты.
Чем лучше устроены процессы — тем эффективнее команда
За управление процессами отвечает руководитель — он проектирует, внедряет и оценивает их эффективность. И именно процессы главным образом определяют то, насколько устойчиво команда достигает результатов.
Если вы хотите освоить работу с процессами — приходите на наш интенсив для руководителей. Мы системно обучаем управлению и помогаем развить компетенции, необходимые каждому менеджеру, директору или предпринимателю.
.svg)