Дизайн организации: как выстроить оргструктуру с нуля или изменить существующую

Продуманная оргструктура помогает сфокусировать команду на общих целях и навести порядок в коммуникации — так, чтобы было понятно, кто чем занят и как строится взаимодействие между людьми.

В этом гайде вместе со старшим консультантом TYPICAL Тамарой Мун рассказываем, как выстроить оргструктуру с нуля, а также изменить существующую.

Шаг 1. Если у вас есть оргструктура, оцените ее

1. ^{Соответствует ли оргструктура стратегии и целям компании?}
   У всех стратегических инициатив должны быть ответственные и соответствующие ресурсы для реализации.
2. ^{Достаточно ли прозрачны и измеримы зоны ответственности?}
   У каждого отдела и сотрудника должны быть фиксированные полномочия. В структуре не должно быть бесхозных зон ответственности, и они не должны пересекаться.
3. ^{Насколько быстро и качественно принимаются решения?}
   Ключевые функции оргструктуры должны быть вынесены наверх, а количество уровней иерархии — обеспечивать качественное и быстрое принятие решений.
4. ^{Соответствуют ли люди их ролям?}
   В организации должны быть все компетенции, необходимые для реализации стратегии — и ключевые позиции должны быть заняты компетентными людьми.
5. ^{Прозрачны ли взаимосвязи внутри оргструктуры?}
   Руководители должны понимать ценность совместной работы, грамотно управлять стейкхолдерами, обеспечивать процессы обмена информацией и разрешения конфликтов.
6. ^{Насколько адаптивна ваша структура?}
   Ваша команда и процессы должны быть готовы к изменениям. Чтобы проверить гибкость оргструктуры, представьте пять изменений, с которыми вы можете столкнуться, и определите ограничения.

В зависимости от того, с какими пунктами есть проблемы, уточните или измените:

#list-small

• какие есть единицы оргструктуры,
• как между ними распределены полномочия и ответственность,
• как выглядит иерархия принятия решений,
• как устроены процессы взаимодействия внутри структуры,
• какие требования к людям в командах.

#note

Оргструктуру необходимо менять, если она перестала соответствовать стратегии и бизнес-плану или если компания «переросла» структуру, как это бывает в небольших быстрорастущих командах.

Шаг 2. Сформулируйте требования к оргструктуре

Что для этого нужно:

#list-small

• Стратегия — к чему мы хотим прийти и куда развиваться, как мы этого добьемся и в какие сроки.
• Цели изменений — например, повышение эффективности ключевого процесса компании.
• Ограничения — интересы стейкхолдеров, культура организации, технические, финансовые и юридические ограничения.

1. ^{Определите, какие единицы обязательно должны быть в вашей оргструктуре.}
   Пример: маркетплейс для wellness-активностей оперирует в России и MENA, и в каждом регионе своя бизнес-модель — значит, для регионов обязательно нужны отдельные команды.
2. ^{Решите, как единицы структуры будут связаны между собой.}
   Пример: международной сети ресторанов важно экономить на масштабе, при этом поддерживая одинаковый уровень качества и удовлетворяя специфические потребности людей в разных регионах — значит, процессы и технологии должны быть централизованы в управляющей компании и связаны с децентрализованной разработкой продуктовой линейки в регионах.
3. ^{Выясните, какая экспертиза вам необходима для реализации стратегии.}
   Пример: бизнес по доставке хочет стать цифровым и продавать инструменты для других бизнесов по доставке — значит, ему нужна экспертиза в создании и развитии продуктов.
4. ^{Продумайте план по масштабированию.}
   Пример: в компании 200 человек, но через год она планирует увеличиться в 5 раз — значит, нужно понять, почему и за счет каких команд будет расти структура, сколько появится уровней иерархии и как будет расти количество прямых подчиненных на каждом уровне.
5. ^{Оцените доступные ресурсы.}
   Пример: компания запускает новое направление, но не уверена в его жизнеспособности — значит, структура этого направления должна быть высушена, у каждого человека должна быть нужная для актуальных целей функция, а остальные роли должны быть деприоритезированы.

Шаг 3. Определите структуру команд

Мы выделяем два вида категоризации оргструктур:

• по типу организации команд: какие команды есть и как распределяются ресурсы,
• по формату управления: как выстроена иерархия принятия решений.

Подробнее о видах оргструктур мы писали в этой статье.

01 Выберите структуру по типу организации команд

#list-small

• Функциональная — разделяет компанию по функциям, например, юридический, финансовый и маркетинговый отделы. Больше подходит малым и средним организациям или тем, что производят тесно связанный набор продуктов.
• Дивизиональная — разделяет компанию по регионам, крупным продуктам или разным группам ЦА. Больше подходит средним и крупным организациям, которые хотят быстро реагировать на изменения на различных рынках.
• Матричная — сочетание функциональной и дивизиональной структуры, где у сотрудников есть два руководителя: функциональный и проектный. Подходит организациям, которые хотят сэкономить на масштабе, сбалансировать власть функций и продуктов. А также компаниям в ситуации неопределённости.
• Холакратия — разделяет компанию на небольшие межфункциональные команды, которые работают на благо общих целей, но независимо друг от друга и без прямого надзора «сверху». Подходит небольшим и быстро меняющимся компаниям.

02 Определите формат управления

С точки зрения форматов управления подходящая оргструктура будет находиться на спектре между иерархичной и плоской — и зависит от количества уровней иерархии и количества подчиненных на каждом уровне. Подробнее об этом мы писали здесь.

Количество уровней иерархии влияет на скорость и качество принятия решений, точность коммуникации и эффективность взаимодействия между командами.

Чтобы определить оптимальное для вашей компании количество уровней иерархии и прямых подчиненных, оцените:

• Насколько стандартизирована работа в подразделениях — чем выше уровень стандартизации, тем больше сотрудников может контролировать один руководитель.
• Насколько работа руководителя схожа с работой подчиненных — чем больше сходства, тем легче руководителю ее контролировать.
• Насколько сложная работа у сотрудников — чем сложнее и рискованнее работа, тем больше контроля требуется от руководителя.
• Насколько работа сотрудников зависит от работы их коллег — чем более взаимозависимая работа в команде, тем больше усилий руководитель будет прикладывать для ее координации.

Шаг 4. Визуализируйте структуру и опишите роли

Создайте схему оргструктуры в Figma, Miro или другом удобном для вас инструменте. Опишите все единицы оргструктуры, роли и процессы.

Для описания ролей определите:

#list-small

• цели и ключевые метрики,
• зоны ответственности и полномочия,
• ключевых стейкхолдеров и роли, с которыми предстоит совместно работать над достижением общих результатов,
• ключевые компетенции.

Шаг 5. Внедрите оргструктуру

Чтобы успешно изменить существующую оргструктуру компании, нужны ясные цели трансформации, поддержка топ-менеджмента и отлаженные процессы контроля и информирования.

1. Презентуйте структуру и план изменений команде. Цель презентации — объяснить, зачем компании нужны изменения, какие они, как они будут происходить и как повлияют на команду.
2. Соберите агентов изменений — руководителей будущих единиц структуры: отделов, продуктов, департаментов, регионов. Они должны понимать, как общаться и принимать решения, чтобы объяснять это команде и поддерживать изменение зон ответственности и процессов.
3. Проведите пилот — проверьте, что основные принципы оргструктуры действительно отвечают стратегии и требованиям организации.
4. Внедрите изменения на уровне всей компании — наймите недостающих людей на ключевые позиции, разработайте и внедрите новые процессы, а также обучите команды недостающим компетенциям и процессам.

Шаг 6. Следите за эффективностью

Чтобы новая оргструктура работала и помогала фокусировать команду на стратегии, руководителю важно регулярно следить за ее актуальностью и эффективностью и своевременно вносить изменения.

Для этого обеспечьте двустороннюю коммуникацию с командой, убедитесь, что люди соответствуют их ролям и целенаправленно выстраивайте процессы взаимодействия.

#separator

Если вы хотите глубже разобраться в теме оргструктур, получить еще больше гайдов и примеров — приходите на наш интенсив для руководителей. На нем мы обучаем не только дизайну команд, но и эффективному управлению в целом: работе со стратегией, целеполаганием, процессами и мотивированием сотрудников.

Подробнее об интенсиве и том, как мы его разрабатывали, можно почитать здесь.