Как провести 1:1 с пользой для себя и сотрудника

Можно найти множество рекомендаций, как проводить встречи более эффективно. Обычно советуют убедиться, что вы собрали всех нужных людей, определили повестку, узнали мнение каждого, подготовили отчёт и составили план действий.

Однако, руководители часто пренебрегают подготовкой ко встрече, которая на самом деле может быть самой важной для развития сотрудников. И это встреча one-on-one.

Почему важно регулярно общаться с подчинёнными один на один?

1:1 нередко путают со статус-апдейтом, превращают в неструктурированный разговор по душам, проводят эти встречи «для галочки» или вовсе пытаются отменить, не разбираясь в том, какую ценность они несут.

Когда на самом деле 1:1 — один из ключевых инструментов руководителя. Это эффективный способ вовлекать и развивать таланты, улучшать перформанс отдельных людей и, как следствие, эффективность всей команды.

Главная цель этой встречи — обменяться фидбеком с сотрудником, обсудить его план развития, узнать о трудностях и разобраться, где нужна поддержка.

Руководитель организует и модерирует 1:1, но это встреча не только для него, но и для сотрудника

Самая распространённая ошибка —  когда менеджер говорит большую часть времени. Руководителям нужно помнить, что их задача наладить двустороннюю коммуникацию, сделать встречи комфортными для сотрудника, чтобы он не боялся делиться своими мыслями и честной обратной связью. И лучший способ это сделать — больше слушать, общаться искренне и оказывать поддержку, когда это необходимо.

Что делает руководитель

#list-small

• инициирует и модерирует встречи;
• даёт фидбэк о работе сотрудника и спрашивает фидбэк от него;
• помогает подобрать инструменты для развития, при необходимости привлекает эксперта.

Что делает сотрудник

#list-small

• отвечает за свой план развития: оценивает, насколько успешно применяет компетенции в работе, что получается и что хотелось бы улучшить;
• даёт фидбэк о работе в команде;
• готовит темы к каждой встрече и предлагает, как бы он хотел работать над развитием дальше.

В идеале повестку встречи должен определять сам сотрудник, самостоятельно или при поддержке руководителя. Если этим будет заниматься только менеджер, встречи не будут настолько эффективными.

Как часто нужно проводить 1:1

Стивен Родельберг, автор книги Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings. опросил сотрудников компаний на разных уровнях и обнаружил, что если встречи 1:1 хорошо организованы, люди всегда хотят больше таких встреч, независимо от их загрузки и расписания. И больше всего желающих — среди топ-менеджеров, которые понимают, насколько 1:1 важны для их успеха и продвижения.

Оптимально проводить 1:1 раз в одну-две недели. За это время у вас и у сотрудника может накопиться достаточно тем для обсуждения, и вероятнее всего они ещё не потеряют свою актуальность, как это может быть, если вы встречаетесь, например, раз в месяц.  

Даже если кажется, что у вас слишком много сотрудников, чтобы встречаться с ними один на один, попробуйте сделать встречи более короткими. По 15 минут в неделю на каждого может быть достаточно, главное — регулярность.

Если 1:1 проводятся регулярно, возникает меньше спонтанных обсуждений. Сотрудники приберегают свои вопросы, опасения или мысли для этой встречи, потому что знают, что она точно состоится. Таким образом и менеджеры, и команда могут больше времени посвятить работе.

Как руководителю подготовиться к 1:1

1. Подготовьте структуру встречи и основные тезисы для обсуждения.
2. Изучите план развития сотрудника и подготовьте предложения по инструментам, которые он мог бы использовать до следующей встречи 1:1. При необходимости привлеките функционального эксперта, который поможет это сделать.
3. Сформулируйте фидбэк. Если вы мало взаимодействуете с сотрудником, то спросите фидбэк у коллег, которые часто работают с ним над задачами.
4. Изучите комментарии к последним задачам сотрудника, чтобы обсудить с ним его ошибки и недочёты, если они есть, с чем они связаны и как можно поработать над ними.

Структура встречи

Часть 1. Фидбэк

1. Спросите сотрудника, какой у него есть фидбэк к вам и работе в команде. Если он говорит, что у него нет фидбэка, задайте ему наводящие вопросы:
   • «Поделись, что для тебя особенно комфортно в работе с твоей командой? А что особенно некомфортно? Почему?»
   • «Как ты считаешь, ты справляешься с задачами, которые тебе дают? Почему?»
   • «Что для тебя было самым запоминающимся моментом в работе за последний месяц? Почему?»
2. Дайте ему свой фидбэк и обсудите его:
   • Поделитесь, какие впечатления сложились у вас по работе с ним и/или какие у его коллег.
   • Спросите, согласен ли он с этим фидбэком и почему.
   • Подумайте вместе, что стоит делать, чтобы исправить негативные комментарии и поддерживать позитивные.
3. Обсудите комментарии коллег к его задачам:
   • Что сотрудник делает или собирается делать для того, чтобы не допускать недочётов, если они есть.
   • Нужна ли ему какая-то помощь, 
чтобы в чём-то разобраться.

‍Часть 2. План развития

1. Спросите, как он успел поработать над своим развитием в рамках реальных задач.
2. Обсудите, как он считает, что у него получилось особенно хорошо, а над чем он хотел бы ещё поработать.
3. Обсудите его работу над развитием вне рабочих задач.
   • Спросите, что ему далось в изучении легче всего и почему
   • Обсудите, что было сложным и почему
   • Спросите, какие главные тезисы от вынес за последний месяц после работы над задачами и что было для него самым интересным.
4. Спросите, что бы он хотел продолжить изучать в следующем периоде.
5. Предложите ему свои варианты, если у вас остались комментарии к его выбору.
6. Придите к общему знаменателю и проконтролируйте, чтобы сотрудник зафиксировал задачи на следующий месяц.

Часть 3. Общие вопросы о развитии

1. Спросите сотрудника, комфортен ли ему текущий темп развития и почему.
2. Поинтересуйтесь, что он хотел бы изменить в работе над развитием.
3. Обсудите, какого трека развития сотрудник придерживается до следующей процедуры оценки — хочет ли он его изменить.

Часть 4. Обсуждение итогов 1:1

1. Спросите, что полезного сотрудник вынес для себя из этой встречи.
2. Обсудите, как можно улучшить 1:1 и что поменять в будущих встречах.

Открытые вопросы — ключ к эффективному диалогу

Самое главное на 1:1 — задавать вопросы и обсуждать их вместе. Менеджеру важно не только давать и получать фидбэк, но и улучшать коммуникацию в целом: выстраивать взаимное доверие и уважение, повышать вовлечённость и интерес к общему делу.

Даже если на встрече вы обсуждаете сложные темы, постарайтесь быть максимально честными и донести, что вы на одной стороне. Это ваша возможность поддержать человека и выразить уверенность его силах.