Рабочие встречи — зачем к ним готовиться, как проводить и что делать после

Из-за удалёнки появляется всё больше ненужных бесконечных встреч. Опрос глобальной организационно-консалтинговой фирмы Korn Ferry показал, что более 67% респондентов тратит слишком много времени на встречи и звонки, что негативно влияет на их производительность. От лишних встреч страдают все: календарь забит, скучные и неструктурированные разговоры выматывают, в итоге времени на свершения меньше, результаты работы скромнее, а мотивация падает.

Сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых — непродуктивны, поскольку участники не достигают поставленных перед началом совещаний целей. Наши клиенты тоже в один голос твердят: «На встречах стало много людей, они длятся всё дольше и дольше, непонятно, как это заменеджерить», «Кто-нибудь обязательно жалуется, что до них что-то не доходит или доходит не вовремя и не так».

#section-white-start

Какие могут быть причины

• ^{Вы забываете обозначить цель встречи}
  В случаях, когда вы пойдёте в магазин просто пошататься или за конкретными ингредиентами для супа — вы получите разные результаты. Цель забывают поставить не только для себя, но и озвучить её окружающим. Поэтому встреча часто превращается в самоцель: «У всех есть синк — нам тоже надо»;
• ^{Встречи плохо модерируются}
  В итоге люди ругаются, переключаются на другой предмет или теряют фокус. Встречи выматывают и забирают много сил: «Вроде сидели два часа, а результата никакого».

Что происходит в итоге

• Вы тратите больше времени на решение проблем: чтобы добиться хоть какого-то результата, вам нужно посетить десятки встреч;
• Пропадает мотивация ходить на встречи или проводить их;
• Тратятся деньги компании, так как вместо работы люди сидят на встречах.

#note

37 млрд долларов теряет бизнес США из-за непродуктивных совещаний

Давайте разберёмся, как сделать встречи более эффективными. Для этого обсудим — зачем нужны встречи, как к ним готовиться, как их вести и что делать после.

У любой встречи есть конечный набор целей

1. ^{Поделиться информацией
   ‍}Презентовать стратегию отдела на год, рассказать про новую систему грейдов, объяснить, какие есть ключевые клиенты в компании и над какими проектами вы работаете. Вы даёте информацию — члены вашей команды получают её и задают вопросы.
2. ^{Собрать информацию}
   В этом случае вы, наоборот, хотите что-то узнать, чтобы потом с этой информацией работать. Например, кто и как из членов вашей команды нанимает людей, как они делают исследования или что их не устраивает в работе системы мотивации. Здесь ваша задача — организовать всё так, чтобы каждый мог комфортно высказаться, а вы были бы одно большое ухо.
3. ^{Решить вопросик}
   Наверное, самый сложный вид встреч, который предполагает активную работу и принятие решения здесь и сейчас. В этом случае вы решаете, например, каким должен быть онбординг клиентов, как работать со скорингом лидов, какая у вас политика скидок или как вам поступить с плохо работающим пиар-отделом.

#note

У 63% встреч нет заранее запланированной повестки

Определить цель очень важно: это фокусирует и вас, и участников. Лучше придерживаться правила «1 встреча — 1 цель», потому что даже самым талантливым менеджерам тяжело за одну встречу достичь нескольких целей.

В конце концов, многозадачность — это миф. Исследования показывают, что многозадачность, то есть попытка взять на себя вдвое большую когнитивную нагрузку, просто не может быть выполнена. Наш мозг так не работает — даже если вы решите запараллелить когнитивную деятельность с более автоматической.

#section-white-end

Как подготовиться к встрече

#list-small

1. Продумайте структуру.
2. Определите участников. Подумайте дважды, чтобы не звать лишних, но и не забыть тех, без кого встреча будет неполноценной.
3. Составьте повестку и отправьте всем событие в календарь. Сюда же прикрепите повестку — так её никто не потеряет.
4. Забронируйте место встречи, подготовьте его. Отдельно подумайте, какие дополнительные инструменты могут понадобиться. Если это онлайн-встреча, позаботьтесь о доступах, заложите время на знакомство участников с инструментом, если он новый для команды.
5. Подготовьте материалы для визуализации. Распечатайте графики, составьте и отправьте презентацию.

Как проводить встречу

_{Во-первых}

Вы сами должны быть максимально вовлечены в происходящее от и до. Это основа крутого результата.

_{Во-вторых}

1. Начните с целей: «С этой встречи мы выйдем с пониманием того, как в компании работает система мотивации сотрудников».
2. Обозначьте структуру: «Сегодня встреча будет иметь следующую структуру. Во-первых, во-вторых, в-третьих».
3. Синхронизируйте вокабуляр. Если кто-то не понимает обозначений, их можно заранее выписать на доске.
4. «Ведите всех за ручку» по обозначенной структуре: «Начнём с», «Напомню, сейчас мы вот здесь».
5. Модерируйте, если встреча отходит от структуры или из обсуждения пропадает конструктив.
6. Выносите офтопики и выписывайте их на будущее: «Вернёмся к этой теме позже, так как это не цель встречи».
7. Фиксируйте важное. Можно даже назначить ответственного за «минутки» или фоллоу-апы.
8. Делайте промежуточные выводы в соответствии со структурой.
9. Общий результат встречи обязательно озвучивайте в конце: «Мы не будем запускать проект по смене эквайринга потому что», «Теперь вы все знаете, как нужно онбордить сотрудника и вот как вы сможете применить это на практике».
10. Сообщите, какие офтопики вы вынесли и что будете с ними делать.

Что делать после встречи

• Пришлите всем записи со встречи, в которых вы перечислите, с чем с неё вышли, какими будут дальнейшие шаги, кто несёт за них ответственность, какие нашли офтопики и что будете делать с ними дальше.
• Пришлите материалы со встречи: презентацию, данные, которые вы демонстрировали, что-то, что вы обещали отправить после встречи.
• Возьмите фидбек в индивидуальном формате — пусть команда расскажет, что вы могли сделать лучше.

#separator

Любая встреча требует подготовки, внимания и концентрации. Да, это занимает много времени — но лучше так, чем тратить ресурсы и мотивацию команды. Проводите встречи с умом!